En sak jag har funderat över den senaste tiden är att mitt, andras och många organisationers lärande blir onödig långsamt ibland för att vi utvärderar oss själva för sällan. Vi fastnar i gamla hjulspår för att det är bekvämt. Jag tror att en många gånger missförstådd del i konkurrenskraft, utveckling och framgång är cykeltid och utvärdering.

Cykeltid och utvärdering är för utveckling vad ränta-på-ränta är för dina besparingar. 

Warren Buffet och andra investerare säger är det ränta-på-ränta-effekten som ger värdetillväxt på sikt när det gäller investeringar. En liten ökning av ditt kapital varje år gör att mängden kapital ökar. I början går det långsamt men allt eftersom kapitalet ökar blir den faktiska ökningen större och större. Så är det också med utvecklingsarbete.

Årlig eller månatlig

Om du t ex har som mål att öka antalet nöjda och motiverade medarbetare i din organisation kan du mäta det en gång per år i en stor medarbetarundersökning. Med resultatet från den undersökningen tar du sedan fram en handlingsplan och börjar följa den. Nästa år gör du en ny medarbetarundersökning för att se vilken effekt dina insatser har haft och vad du ska fokusera på det kommande året. Det innebär att du utvärderar dina aktiviteter en gång per år. Din cykeltid är ett år. Du får ränta en gång per år. 

Jämför det med att göra en mindre temperaturmätning av organisationen en gång i månaden. Efter varje mätning väljer du ut en sak att fokusera på den kommande månaden innan det är dags för en ny utvärdering. Och så fortsätter ni med en-månads-cykler. Det ger dig ränta varje månad. 

Vilken process tror du leder till att ditt medarbetarkapital (medarbetarnas upplevda nöjdhet) växer snabbast?

Gör-Utvärdera-Lär-loopen

(Build-measure-learn på engelska)

’Det finns en grundläggande princip så fort du vill göra något nytt som är svårt eller komplext. Du gör ett antagande om att du genom att göra mer eller mindre av något kommer att komma närmare ditt mål. Därefter tar du fram en plan, utför aktiviteter enligt planen och sedan avslutar du en cykel genom att utvärdera om ditt antagandet stämde och om dina aktiviter tog dig närmare ditt mål.

Det många inte tänker på är att tiden det tar att genomföra en cykel, cykeltiden, är avgörande för hur bra du kommer att bli på sikt. Hur snabbt du ökar din kunskap.

(En ärlig utvärdering av resultatet är naturligtvis också viktigt även om det kan vara jobbigt, men det visste du redan.)

Hur långt är ditt ”år”?

Tänkt dig att räntan är bestämd (det är den inte på riktigt då vad du gör under en cykel spelar roll, men nu fokuserar vi på cykeltid), och du kan påverka hur ofta den ska betalas ut. Du kan se det som att cykeltiden avgör hur långt ett år är, hur ofta du får ränta på din utveckling. Varje gång du stannar upp och utvärderar det du gjort får du ränta. Det blir stor skillnad över tid om cykeltiden är ett år, ett kvartal, en månad, eller en vecka.

Gör du däremot cykeltiden för kort ödslar du tid på onödig utvärdering. Gör du den istället för lång kommer ränta-på-ränta-effekten går långsammare. Samtidigt behöver du tycka att utvecklingen är viktigt för att orka stanna upp och utvärdera. Det krävs målmedvetenhet i början innan det blir en vana.

För många organisationer innebär det att du kommer börja med en lång cykeltid för att sedan successivt öka snabbrörligheten och minska cykeltiden. 

Organisationer som är ovana att arbeta med mål har ofta en lång cykeltid då de har för mycket som pågår samtidigt. Om du känner på dig att ni har för lång cykeltid. T ex om ni produktionssätter ny mjukvara några få gånger per år, har många projekt som tar flera år och utvärderas inte förrän de är klara eller ni har en årlig medarbetarundersökning. Då kan ett mål vara att helt enkelt halvera eller ännu hellre reducera cykeltiden med en faktor 10.

Att gå från 1-2 uppdateringar per år till 10-20 är faktiskt inte så svårt som det låter. Det går inte på en cykel, men ränta-på-ränta-effekten kommer hjälpa dig.

Varför är det viktigt?

För att minska cykeltiden behöver du börja ändra de struktur som gör att ni är långsamma. Det ger oftast många ringar på vattnet och leder ofta till högre effektivisering än att fokusera på just effektivisering. Tänk dock på att inte artificiellt sänka cykeltiden bara för att uppfylla ett nyckeltal om kort cykeltid. Det måste göras på ett hållbart sätt med kvalitet, annars bygger du bara på dig en teknisk skuld (och du vet vad Göran brukar säga om skuld) som förr eller senare måste betalas, och då ökar cykeltiden igen. 

Det är varken den med kortast cykeltid eller den med mest pengar när hen dör som vinner. Men vill du arbeta i en organisation där du och dina kollegor lär er ofta, sällan eller inte alls?

///

Om du tyckte att denna artikel var intressant, anmäl dig gärna till vårt nyhetsbrev

Henrik bloggar om förändring för dig som också tror att förändring kommer bli en naturlig del av våra liv och vill bli bättre på att hantera det. Han skriver för dig som vill hitta ett sätt att må bra i förändring och vara förberedd när den kommer, även när den inte är självvalt.