Hjälp! - Eller konsten att köpa konsulthjälp

Funderar du på att anlita en konsult för att hjälpa dig och din organisation? Det är inte alltid enkelt, men här kommer några tips på vägen från oss som är konsulter och som dagligen hjälper andra.

När du ska be någon annan att utföra en uppgift är det viktigt att vara medvete n om vilka behov du har och vilka effekter du vill uppnå. Behöver du anlita någon för att:

1. Du inte har tid att lösa uppgiften själv
2. Du behöver hjälp med något du inte kan
3. Både 1 och 2 ovan

Om det rör sig om kategori 1, dvs. du har inte tid att lösa uppgiften själv, men du kompetensen att göra det, har du tur. Det är oftast det enklaste då du har fördelen av att tydligt kunna definiera vad du vill köpa samt uppskatta rimlighet och kvalitet i det du köper. Är du till exempel programmerare så kan du bedöma om en annan programmerare är duktig och rimligt prissatt.

Kunskap är en sak, utbud på konsulter som kan hjälpa dig med din uppgift är en annan sak. Tillgängligheten beror ju ofta på hur generella kunskaperna är som behövs och vilken marknad du har tillgång till. Låt oss till exempel säga att du vill ha hjälp med att översätta en teknisk manual från svenska till engelska. Sannolikheten är stor att du snabbt kan hitta hjälp och dessutom ha flera olika erbjudande att välja mellan. Skall översättningen dock göras från svenska till swahili så är nog utbudet mindre.

Om du behöver hjälp under en längre tidsperiod och vill knyta konsulten/konsulterna närma din verksamhet för att underlätta arbetet är det också viktigt att utvärdera personligheten hos konsulten/konsulterna och den kultur/värdegrund de har. Är det någon som kommer att passa in hos dig och din organisation och förstå er verksamhet?

Om du istället står inför faktum att du behöver anlita extern hjälp för att göra något som du inte kan  (alternativ 2 ovan) så blir upphandlingen svårare. Det är samma princip som att gå till en tandläkare, läkare eller anlita en hantverkare, det vill säga du vet ofta först i efterhand om det blev bra eller inte. Det finns dock några viktiga komponenter i ett sådant köp:

1. Beskriv ditt problem så utförligt du kan på ett kortfattat sätt
2. Tänk igenom ordentligt vad du vill få ut av uppdraget, inte hur det ska göras, vad resultatet borde bli, utan vad som avgör om det blir lyckat - framgångskriterierna
3. Utforma underlaget för köpet så att potentiella leverantörer tydligt kan beskriva hur de kan hjälpa dig och utforma en helhetslösning, antingen vid ett skriftligt förfarande eller vid ett möte
4. Se till att du utformar urvalsprocessen av potentiella leverantörer så att du kan ta referenser och möta leverantörerna och fall inte för frestelsen att utvärdera leverantörsalternativ på enbart tid och kostnad om leveransen är viktig för dig (och är det inte viktigt ska du naturligtvis sluta med att lägga tid på detta och göra det som är viktigt istället)

Det märks väldigt tydligt i uppdragsunderlag om kunden saknar kunskap om det de vill köpa. Med för snävt definierade upphandlingsprocesser riskerar du helt enkelt att köpa en liten del av en lösning till det som framstår som ett förmånligt pris. Med brist på goda kunskaper inom det område som du vill ha konsulthjälp i är det dock mycket vanligt att du har missat delar av leveransen som behövs för att lösa ditt egentliga problem. Med snäva upphandlingsramar lämnar du konsulten med ett dilemma. Antingen kan konsulten offerera hela lösningen till dig (dvs. mer än du frågar efter) och riskera att vara allt för dyr i jämförelse med andra leverantörer som bara har lämnat pris på just den delen du efterfrågar. Alternativt så lämnas bara priset på det som efterfrågas trots att det inte kommer lösa hela ditt behov. Oavsett alternativ så blir det inte bra för någon part. Att möjliggöra en dialog är därför viktigt.

När det gäller att handla tjänster eller produkter som du delvis saknar kunskap om så gör också precis som när du skall köpa något till ditt hem - ta hjälp av någon som kan mer. Hör dig för bland de du känner om de har någon leverantör som de är nöjd med. Ta referenser, kolla utvärderingar och eventuella testresultat. Om det är en större konsultaffär så be gärna leverantörerna föreslå lämpliga delleveranser och upphandla första delen med option på resterande för att se till att både du och leverantören är nöjda med samarbetet när ni fått jobba ihop ett tag. Tar du referenser så be gärna om referenter som sett arbetet från olika perspektiv, exempelvis en tidigare kund, en tidigare medarbetare i ett uppdrag och någon annan leverantör som de samarbetat med i något projekt. På det sättet får du en bra bild av hur leverantören agerar på alla plan i uppdrag.

Och så till den eviga frågan. Är det viktigt att konsulten har erfarenhet av exakt det du vill upphandla? Här efterfrågas oftast att konsulten ska ha gjort ett eller fem väldigt likvärdiga projekt, samt att konsulten ska ha stor erfarenhet från exakt den branschen som företaget/förvaltningen verkar inom. Givetvis är det optimalt om du hittar en leverantör med goda kunskaper inom exakt det du vill upphandla. Säg dock att du står inför valet att välja mellan en leverantör med exakt rätt kunskaper men där konsulten är någon du inte klickar med och som sitter på en annan ort eller så kan du välja en leverantör med samma värdegrunder som du har och bra kunskaper inom området men t.ex. inte erfarenheter från din bransch. Då skulle jag alla gånger välja den senare.

Oavsett vad de flesta kunder tror är lösningsprinciperna som används i konsultuppdrag relativt generella, även om de kan kräva mycket specifika kunskaper inom ett område och stor erfarenhet. Om lösningsprinciperna inte hade varit generella skulle det ju annars ha varit rätt omöjligt att som konsult komma in och hjälpa dig under en begränsad tid och tillföra värde.

Med det sagt så är det också viktigt att komma ihåg att inga standardlösningar fungerar utan vissa anpassningar, för till viss del har vi alla olika rutiner, organisationer och önskemål. Det är samma sak som med bilar, mycket är givet redan när du sätter dig i den men stolar, värme/kyla och ljudanläggning kan till exempel anpassas efter dig. För att kunna göra de nödvändiga anpassningarna är det därför viktigt att konsulten/erna får tillgång till dig och din organisation. Så hur mycket du än har att göra så krävs det viss tid att ta hjälp för att det skall bli riktigt bra.

Ett stort värde i sig som det ofta innebär att anlita konsulter är att få in någon som tittar på din verksamhet objektivt och kan jämföra det de observerar och hör med andra verksamheter som de har arbetat med innan och utifrån det ge dig råd och hjälp. Det kräver dock att du är öppen för förändring. En annan stor fördel om man anlitar konsulter för att hjälpa till i en förändringsprocess är att de kan fokusera helhjärtat på att hjälpa dig att lösa din uppgift med stort engagemang eftersom de inte är fast i den dagliga verksamheten hos dig.

Ett bra köp/En bra upphandling har precis som en bra förhandling två vinnare. Båda parter skall gå ifrån avtalet med mer än de kom med - du som kund skall ha hittat en engagerad och kunnig leverantör som kan hjälpa dig med ditt behov och som konsult skall du ha fått chansen att hjälpa någon annan genom att jobba med en spännande och engagerande fråga. 

När du väl hittat en konsult som kan hjälpa dig så se till att ha kontinuerlig kontakt med hen utan att för den skull snuttifiera hens uppgifter/ansvar för mycket. Med en större uppgift har konsulten mer möjlighet att hjälpa dig effektivisera din verksamhet med sina kunskaper. För att ge dig en idé av vad jag menar så låt oss ta ett exempel. Jag sommarjobbade några år i kassan på en bank och ett antal kunder kom in och ville göra flera uttag och insättningar på samma konto. Om de gav mig uppdragen ett i taget så blev det betydligt mindre effektivt än om jag kunde hjälpa dem med att räkna ut mellanskillnaden på alla uttag och insättningar och lösa alla uppdragen på en gång.  

Lycka till med att köpa hjälp av konsulter! När du lyckas riktigt bra är det som att ha duktiga hantverkare hemma - du lämnar hemmet på morgonen och när du kommer hem efter jobbet så har det skett en massa förändringar i rätt riktning medan du kunnat ägna det mesta av din tid till annat.